Het delen van gegevens en de rechten van de cliënt

Jouw dossier

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat Psychologiepraktijk van Buuren een dossier aanlegt: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat wij vanaf het moment van je aanmelding je gegevens hierin noteren. Het gaat om gegevens over je gezondheid, bijvoorbeeld je voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals je naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverleners zijn wij verplicht om je identiteit vast te stellen en je burgerservicenummer (BSN) te noteren. 

Psychologiepraktijk van Buuren bewaard in je dossier ook de voor jou behandeling noodzakelijke gegevens die wij via andere zorgverleners hebben gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.

Beveiliging van jouw dossier

Psychologiepraktijk van Buuren heeft alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan zijn wij verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Wij hopen dat dit nooit zal gebeuren, gebeurd dit wel dan zullen we je op de hoogte stellen. 

Toegang tot jouw dossier

Alle teamleden in de praktijk die bij je behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot je dossier. Dit geldt ook voor een psycholoog die jouw behandelend psycholoog vervangt bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Ons hele team is gehouden aan het beroepsgeheim. Jouw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om je van goede zorg te voorzien. 

Toegang tot jouw dossier

Alle teamleden in de praktijk die bij je behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot je dossier. Dit geldt ook voor een psycholoog die jouw behandelend psycholoog vervangt bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Ons hele team is gehouden aan het beroepsgeheim. Jouw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om je van goede zorg te voorzien. 

Informatie delen met huisarts/verwijzer

Alleen met jouw toestemming mag Psychologiepraktijk van Buuren informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie wij jou doorverwijzen. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over de intake, het voortzetten/voortgang van een behandeling, het afsluiten van een behandeling, doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit je dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zullen wij opnieuw om toestemming vragen, zodat je weet welke informatie wij met welk doel deel en met wie. Als je toestemming geeft voor, of bezwaar maakt tegen, het geven van informatie aan de huisarts, dan maken wij daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zullen wij de informatie niet verstrekken.

Informatie delen met zorgverzekeraars

Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, BSN). In de generalistische basis-GGZ wordt ook de gestelde diagnose vermeld. Als je hier bezwaar tegen hebt, kan je een privacyverklaring ondertekenen. Dat is een formulier waarmee je aangeeft dat de diagnose niet mag worden doorgegeven aan jouw zorgverzekeraar. 

Zorgverzekeraars mogen controleren 

De zorgverzekeraars mogen controleren of onze administratie op orde is en de facturatie kloppend is. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Psychologiepraktijk van Buuren is verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is je toestemming niet vereist; ik zal je hierover wel vooraf informeren. 

Het landelijk DBC-informatiesysteem (DIS)

DIS is het landelijke DBC-informatiesysteem. De gegevens die in het DIS verzameld worden, zijn van groot belang voor het volgen van ontwikkelingen in de zorg. In dit systeem worden gegevens opgeslagen over onder andere diagnose en behandeling. Het DBC-informatiesysteem bevat geen persoonlijke gegevens zoals je naam, adres en woonplaats. Psychologiepraktijk van Buuren is verplicht om gegevens (de ‘minimale dataset’) te verstrekken aan het DIS. Als je hiertegen bezwaar hebt, kan je een privacyverklaring ondertekenen. Wij verstrekken dan geen gegevens aan het DIS.

Vragenlijsten (ROM) 

GGZ-aanbieders zijn wettelijk verplicht om hun cliënten vragenlijsten in te laten vullen. Dit heet routine outcome measurement (ROM). Psychologiepraktijk van Buuren zal je aan het begin en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal zo’n vragenlijst in te vullen. Deze informatie komt in jouw dossier. Met deze gegevens kan Psychologiepraktijk van Buuren het verloop van de behandeling nauwkeurig volgen.

Er is een landelijke organisatie die de resultaten van alle GGZ-aanbieders in Nederland met elkaar vergelijkt. Deze organisatie gebruikt hiervoor de ROM-gegevens. Psychologiepraktijk van Buuren levert voorlopig geen ROM-gegevens aan (ook niet als je daar wel toestemming voor geeft), totdat wij zeker weten dat de gegevens daadwerkelijk anoniem zijn en jouw identiteit daar niet uit kan worden afgeleid. 

Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie

Visitatie 
Eens in de vijf jaar vindt er bij Psychologiepraktijk van Buuren een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega’s die allen een beroepsgeheim hebben. Wij geven deze collega’s alleen inzage in jouw dossier als je daar desgevraagd toestemming voor hebt gegeven. Zonder je toestemming mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat ik alle gegevens heb verwijderd waaruit jouw identiteit blijkt. 

Intervisie, supervisie of consultatie
In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maken wij alleen gebruik van gegevens waaruit je identiteit niet af te leiden is. 

Derden

Mochten andere personen of instanties informatie vragen over je behandeling, dan is Psychologiepraktijk van Buuren niet verplicht die te geven. Psychologiepraktijk van Buuren heeft er in ieder geval jouw gerichte toestemming voor nodig en zal vooraf met jou doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeadvocaat. 

Als je Psychologiepraktijk van Buuren toestemming heeft gegeven, dan maken wij daarvan een notitie in het dossier (door de toestemmingsverklaring in jouw dossier toe te voegen). Bij bezwaar zal Psychologiepraktijk van Buuren de informatie niet verstrekken. Psychologiepraktijk van Buuren mag alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Psychologiepraktijk van Buuren mag bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel. 

Ook als je toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moet Psychologiepraktijk van Buuren een eigen afweging maken of dit gezien ons beroepsgeheim geoorloofd is. Psychologiepraktijk van Buuren kan dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar ons oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor je kan zijn. 

Boekhouding

Onze boekhouding wordt gedaan door Edel Management en Advies B.V. Om ervoor te zorgen dat Edel Management en Advies B.V. ervoor zorgt dat je gegevens veilig worden bewerkt en bewaard, heeft Psychologiepraktijk van Buuren een verwerkersovereenkomst laten ondertekenen. Daarin staan heldere afspraken over de bewaking van jouw privacy, zoals de wet het voorschrijft. 

Bewaartermijn van jouw dossier

Als je behandeling is afgerond, wordt jouw dossier ten minste 20 jaar bewaard. Als je je dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn. 

Jouw rechten

Als cliënt heb je volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over jou worden vastgelegd in jouw dossier. Namens jou kan ook je wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of mentor) of een door jou schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar oordeel van Psychologiepraktijk van Buuren jouw belangen zou schaden, dan hoeven wij daaraan geen gehoor te geven. 

Recht op inzage en afschrift
Je hebt recht om jouw dossier in te zien en je kunt om een kopie vragen; Psychologiepraktijk van Buuren reageert binnen één maand op je verzoek. Je hebt recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mogen wij op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als je digitaal om een kopie hebt gevraagd, dan mag ik je ook digitaal een kopie van jouw dossier verstrekken. Als gegevens van anderen, zoals je partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor je inzagerecht (tenzij deze gegevens door jouzelf zijn verstrekt). Ik zal je daar in dat geval over informeren.

Recht op correctie of aanvulling
Als je vindt dat bepaalde gegevens in jouw dossier niet kloppen, dan kan je Psychologiepraktijk van Buuren vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van onze professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kunnen wij, indien je dat wenst een aanvullende verklaring met jouw eigen visie in het dossier opnemen. Psychologiepraktijk van Buuren reageert binnen één maand op uw verzoek.

Recht op vernietiging
Je kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) jouw gegevens uit jouw behandeldossier te laten vernietigen. Psychologiepraktijk van Buuren reageert dan binnen één maand op je verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan je verzoek te voldoen, zullen wij dat aan je laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk. 

Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor je gegevens in onze financiële administratie (facturen en DBC-declaratiesysteem) geldt dat wij deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moet bewaren.

In een aantal gevallen kan Psychologiepraktijk van Buuren op grond van de wet weigeren aan je verzoek te voldoen; wij zullen je dan uitleggen waarom. 

Veilige communicatie

Om buiten de afgesproken behandelsessies om veilig met elkaar te communiceren, raden wij je aan om geen persoonlijke informatie rondom de behandeling naar ons te e-mailen, whatsappen of facetimen. Dat kan alleen als de verbinding is beveiligd. Ik gebruik hiervoor een beveiligd e-mailprogramma. 

Voor meer informatie over de privacy van je gegevens verwijzen wij je naar het privacystatement op mijn website.